「しまった！助言しすぎた！」と思うことはほとんどないが・・・。
あなたは、部下や後輩に仕事をお願いするときに、助言をすれば効率よく仕事が進むとおもっていませんか？
実はそうでもありません。
最近では、「手順やルールを明確にすることで、誰もが同じ品質で結果を出せるようにしましょう。」という環境を整備することが多くなっています。
これは、良いことです。人手不足になってきた日本では欠かせない要素です。
また、部下や後輩に仕事の内容を丁寧に教えることが大事で昔のように、「技術やノウハウは目で見て盗め。」はもはやあまり言われなくなりました。
教えることは大事であり、これも「誰もが同じ品質で結果を出す」ことにつながる重要なプロセスです。
しかし、教えること(助言)が多ければ、多いほど良いわけではありません。
「助言が多いと自分の仕事量が減って、効率が悪くなるから？」と思われますが、そうではなく相手の仕事の効率を落としてしまうことがあるからです。
そして、助言をしている人たちは、相手の為にしているため、助言をし過ぎていても、「しまった！助言しすぎた！」と気づくことがほぼありません。
ここに注意が必要です。
助言しすぎるとなぜ良くないの？
こんな実験結果がありました。
30回の商品の仕入れをするときに、以下の助言回数を行いどれが一番効率的だったかを調査する実験です。
- 毎回助言をする。
- 3回に1回、助言する。
- 6回に1回、助言する。
その結果、毎回助言を受けた人が一番効率が低かったのです。
中間の3回くらいが良いかなと思いますが、実は6回に1回の時が一番効率的に仕入れができた結果となりました。
実際に、あなたが毎回助言されたら、どう思いますか？
「もう、自由にさせてくれないかな！」と思ってしまいませんか。
ウンザリしてやる気が低下してしまいますので、仕事の効率が下がってしまいます。
また、自分で考えて行動する機会を奪ってしまうので、実はもっと別の方法の方が今の状況では効率が良いことだってあるのに、助言ばかりされるとそこに気づかなくなります。
その結果、効率が下がります。
助言はほどほどが良いのです。
私も、自分から助言をしたことはほとんどありません。
その代わり、悩んで質問してきたときは、必ず、答えるようにしています。
そして、質問しやすい雰囲気を作るようにしています。
まず、質問されたら笑顔で対応しています。
「今、忙しいから後で」ともほとんど言いません。
また、少し変な方法で仕事をしていても、自分から助言や指摘をしません。
そうすると、相手は「後で怒られるのが怖いから、先に保険をかけるために聞いておこう」と思うこともないので細かい確認をしてこなくなり、「本当にわからない時や自信がないときだけ聞いてきます。」
気づくと自分があまり手助けしなくても仕事がスムーズに動くようになっていました。
「小さな気遣いが、大きな結果に結びつきました。」
手順やルールも実は・・・。
手順やルールも同じことが言えます。
手順やルールに従えば、同じ品質の結果が得られやすくなりますが、これはあくまで途中の効率までは考えられていないことが多くあります。
一番良くないのが、一度決めた手順やルールを変えないことです。
「せっかく決めたのに、変えるの面倒くさい！」、「変えると別の不具合がでるかも？」と思ってしまい、なかなか変えようとしないことが多いです。
大体、そうなるときは、手順やルールを現場で作業していない、上司が作った時に起こります。
上司は、普段作業をしていないので「実はここにこんな無駄がある」と気づくことができないので手順を変えることができません。
それに多少その作業が面倒でも、自分が作業するわけではないので手順を変える手間を優先してしまうことがほとんどです。
それでは、良い手順は作れません。
手順やルールも、助言と同じであまり、上司が決める過ぎると良くないのです。
作業している人が一番良く分かっています。
それでも、手順やルールが勝手に決められて、それに従うことがだけ教えられたら、作業に疑問を持たなくなり、「手順を変えることで効率的になる」と考えなくなります。
これからは、作業している人たちに手順やルールを決めてもらるような環境を整備していきましょう。
上司は部下の提案に対して、「これだけは守ってほしい」ことだけ、伝えてあとは自由に考えさせてください。
上司が作ってあげるのは、「考える時間と環境」です。
決して、この時間と環境を残業時間にあてないでください。
定時内の時間帯に作ってあげてください。
そして、上がってきた提案を否定しないでください。
明らかに非効率なのが分かっている場合は、そこに気づいてもらうように、そこで初めて助言してください。
これを繰り返せが、必ず良い職場になります。
